Il protocollo informatico non è solo uno strumento operativo, ma un elemento centrale per garantire tracciabilità, conformità normativa e controllo nella gestione documentale.
CargoPA integra un sistema di protocollo informatico in cloud progettato per enti e ordini professionali, realizzato in conformità alle linee guida AgID e progettato per gestire documenti e flussi in modo strutturato e sicuro.
Protocollo informatico in cloud
Il sistema è erogato in modalità cloud, senza necessità di installazioni locali o gestione di infrastrutture.
Questo consente di:
- accedere al protocollo da qualsiasi postazione autorizzata
- ridurre la complessità tecnica interna
- garantire aggiornamenti continui del sistema
- assicurare continuità operativa e accessibilità
L’approccio cloud è particolarmente adatto per enti e organizzazioni che vogliono semplificare la gestione tecnologica mantenendo il controllo sui processi.
Conformità alle normative AgID
Il sistema è progettato nel rispetto delle linee guida AgID in materia di protocollo informatico.
Tra gli elementi gestiti:
- segnatura di protocollo secondo gli standard previsti
- registrazione strutturata dei documenti
- gestione dei metadati
- tracciabilità delle operazioni
Questo garantisce coerenza con i requisiti richiesti per la gestione documentale negli enti.
Segnatura di protocollo e gestione dei metadati
Ogni documento protocollato viene arricchito con le informazioni necessarie per la sua identificazione e gestione nel tempo.
Il sistema consente:
- generazione della segnatura di protocollo
- associazione automatica dei metadati
- gestione degli allegati
- collegamento tra documenti e soggetti
Registro giornaliero e conservazione
Il sistema gestisce il registro giornaliero di protocollo con :
- generazione automatica del registro
- esportazione nei formati previsti
- invio in conservazione a norma
Questo consente di rispettare gli obblighi normativi legati alla conservazione dei documenti.
Gestione degli accessi e protocollo riservato
L’accesso al sistema è basato su utenti e gruppi, con regole definite.
È possibile:
- creare utenze profilate
- definire gruppi di accesso
- controllare la visibilità dei documenti
- gestire livelli di autorizzazione
Il sistema consente anche la gestione del protocollo riservato, limitando l’accesso ai soli utenti autorizzati.
Crittografia e protezione dei dati
I dati sono protetti attraverso meccanismi di sicurezza progettati per garantire:
- riservatezza delle informazioni
- protezione degli accessi
- integrità dei documenti
L’infrastruttura cloud è progettata per garantire elevati standard di sicurezza, con protezione dei dati.
Dalla registrazione alla distribuzione dei documenti
Il protocollo informatico gestisce la registrazione e l’organizzazione interna dei documenti.
Quando però gli stessi documenti devono essere condivisi con utenti esterni (iscritti, collaboratori, clienti), è necessario affiancare un sistema dedicato.
In questi casi è utile integrare una piattaforma di condivisione documenti con accesso riservato, che consenta di distribuire i contenuti in modo controllato e coerente con la struttura dell’organizzazione.
Integrazione con la gestione dell’albo
Per gli Ordini Professionali, il protocollo informatico si integra con la gestione dell’albo e degli iscritti.
Questo consente di:
- collegare documenti e soggetti
- semplificare i processi amministrativi
- mantenere coerenza tra i diversi moduli
A chi è rivolto
Il sistema è progettato per:
- ordini e collegi professionali
- enti e associazioni
- organizzazioni con gestione documentale strutturata
Funzionalità principali
Il sistema integra tutte le funzionalità necessarie per la gestione del protocollo informatico in modo strutturato e conforme:
- protocollazione dei documenti in entrata e in uscita
- generazione della segnatura di protocollo secondo gli standard previsti
- gestione dei metadati e degli allegati
- registro giornaliero di protocollo con possibilità di invio in conservazione
- gestione del protocollo riservato con accesso limitato
- gestione degli accessi tramite utenti e gruppi
- sistema in cloud con criteri di sicurezza e crittografia dei dati
Domande frequenti sul protocollo informatico
Cos’è il protocollo informatico?
Il protocollo informatico è il sistema che consente di registrare, classificare e tracciare i documenti in entrata e in uscita all’interno di un’organizzazione.
Il protocollo informatico deve essere conforme alle linee guida AgID?
Sì. Per gli enti e le organizzazioni che gestiscono documentazione ufficiale, il sistema deve rispettare le linee guida AgID in materia di registrazione, segnatura, metadati e conservazione.
Cos’è la segnatura di protocollo?
La segnatura di protocollo è l’insieme delle informazioni associate a un documento protocollato, come numero, data e metadati, che ne consentono l’identificazione univoca.
Cos’è il registro giornaliero di protocollo?
Il registro giornaliero di protocollo è l’elenco delle registrazioni effettuate in una giornata e deve essere prodotto e conservato secondo le modalità previste dalla normativa.
Chi può accedere ai documenti protocollati?
L’accesso ai documenti protocollati può essere regolato tramite utenti e gruppi, con livelli di autorizzazione diversi e gestione del protocollo riservato.
Il protocollo informatico può essere in cloud?
Sì. Un protocollo informatico in cloud consente di accedere al sistema da postazioni autorizzate, semplifica la gestione tecnica e garantisce aggiornamenti continui.
Prossimo passo
Stai gestendo il protocollo informatico con strumenti non integrati o con difficoltà nel controllo dei documenti e degli accessi?